2013/11/04

議事録

会議や打ち合わせの後に議事録をまとめる機会がある。ノートにとったメモや、PCでテキストに記録したものをベースにする。難易度の高い込み入った打ち合わせの場合は、録音した音声を聴きながらテキストに起こし、それをベースにすることもある。

通常、聞きとった内容を聞きとった順に羅列しただけのテキストはとても散らかっている。この状態では読んで内容を理解することは難しい。整理する必要がある。

同じ意味で表記の違う単語を統一する。意味のない部分を削除、冗長な内容を簡潔に書きなおす。あちこちに散在する関連した話題をひとまとめにする。読みなおして重複する部分を削り、主語を明示的に付け足し、隠れた文脈を書き起こす。手順を示す部分には番号を振り、列挙しているところは箇条書きにし、話のまとまりごとに見出しを付けて構造化する。(発言をそのまま会話形式で記録する議事録もあるが)

議事録を作成する目的は、お互いの認識をすり合わせることにある。現状の把握、誰がいつ何をするか、今後の見通しと課題、懸案事項などを明らかにする。「言った、言わない論争」を避けるためでもある。自分たちの備忘のためでもある。完成した議事録を相手に渡し、お互いの訂正を経て完成する。新たな問題点が明らかになり、次回の打ち合わせへと続く。この作業を通して自分の脳内も整理される。

本題

実はここからが本題だったんだけど、疲れたのでまた後日書くことにする。

余談

議事録の作成にはgitを使っているんだけど、相手との訂正のやり取りはMicrosoft Wordの「変更の記録」が便利だと最近知った。これは捗る。

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